Mengatur file bisa jadi merepotkan, terutama ketika Anda memiliki begitu banyak kertas dan folder yang tergeletak di meja Anda. Namun, Anda dapat membuat hidup Anda jauh lebih mudah dengan mengatur dan menyimpan dokumen Anda secara digital. Lebih mudah untuk menelusuri file saat disimpan secara digital karena file digital dapat diatur, diindeks, dan dicari menggunakan berbagai alat dan perangkat lunak.

KLIK UNTUK MENDAPATKAN NEWSLETTER CYBERGUY GRATIS KURT DENGAN PERINGATAN KEAMANAN, TIPS CEPAT, ULASAN TEKNOLOGI, DAN CARA MUDAH UNTUK MEMBUAT ANDA LEBIH PINTAR

Selain itu, file digital biasanya disimpan di komputer, di Cloud, atau di hard drive, yang mengurangi risiko salah menempatkan atau kehilangan jejaknya. Tidak seperti dokumen fisik, yang mudah salah tempat, rusak, atau hancur, file digital dapat dicadangkan dan direplikasi untuk mencegah kehilangan. Ini memberikan tingkat keamanan dan ketenangan pikiran karena mengetahui bahwa dokumen Anda disimpan dengan aman dan mudah diakses.

Gunakan hard drive eksternal

Saya memastikan untuk menyimpan semua file saya di hard drive eksternal, yang saya amankan dengan aman di rumah saya. Dengan cara ini, jika terjadi kesalahan dengan situs online lain yang saya gunakan untuk menyimpan, saya akan selalu memiliki hard drive di sana untuk memberikan file dan dokumen yang saya perlukan. Anda juga harus memastikan untuk mencadangkan file Anda ke lokasi lain, seperti cloud atau perangkat lain, seandainya hard drive Anda gagal atau hilang. Anda juga harus menguji cadangan Anda secara berkala untuk memastikannya berfungsi dengan baik dan dapat dipulihkan jika diperlukan.

Untuk mempelajari perangkat mana yang akan digunakan untuk mencadangkan data Anda, kunjungi CyberGuy.com/BackUpDevices

Ingat saja, dokumen-dokumen penting seperti akte kelahiran atau kartu Jaminan Sosial Anda tidak boleh disimpan secara online. Simpan yang terkunci di brankas.

Aplikasi terbaik untuk menyimpan dan memulihkan dokumen

Berikut adalah pilihan saya untuk aplikasi terbaik untuk menyimpan dan memulihkan dokumen Anda.

1. Google Dokumen

WASPADA TINGGI JIKA ANDA MENGGUNAKAN APLIKASI RESERVASI POPULER INI

Layanan Cloud sangat berguna saat Anda jauh dari rumah dan memerlukan akses ke dokumen tertentu. Namun, saya tidak mempercayai setiap layanan Cloud. Misalnya, Google Docs bukanlah sumber Cloud favorit saya untuk menyimpan dokumen saya. Raksasa teknologi besar terkenal karena memanen data Anda setiap ada kesempatan. Namun, saya tahu banyak orang adalah penggemar berat Google Documents, jadi saya masih akan menunjukkan cara menggunakannya. Tidak apa-apa jika Anda ingin menggunakannya; itu bukan preferensi pribadi saya.

Menemukan Google Documents

Di desktop atau laptop, saat Anda masuk ke akun Google, klik ikon Google Apps (itu adalah simbol berbentuk persegi yang terdiri dari empat kotak berukuran sama yang lebih kecil yang disusun dalam kisi berukuran 2×2) di pojok kanan atas

Sebuah menu akan muncul untuk Anda di mana Anda dapat memilih untuk melihat Drive, Dokumen, Spreadsheet, dan lainnya.

Tarik-turun menu Google termasuk Google drive (Cyberguy.com)

Drive Anda berfungsi sebagai perangkat penyimpanan Cloud, dan di situlah Anda dapat mengakses dokumen apa pun yang Anda buat di Google. Setelah berada di Drive, Anda dapat mengeklik + Baru tombol di sudut kiri atas dan pilih apa yang ingin Anda buat selanjutnya.

Di dalam Google Drive (Cyberguy.com)

Anda dapat membuka dokumen yang ada dari perangkat Anda di Google Dokumen dan edit langsung di sana.

AI MENGUNGKAPKAN SIMBOL KUNO YANG TERSEMBUNYI DI GURUN PERUVAN YANG TERKENAL DENGAN TEORI ALIEN

Anda juga bisa berkolaborasi di Google Documents, karena mudah untuk membaginya dengan siapa pun.

Plus, semua yang ada di Google Docs menyimpan secara otomatisjadi Anda tidak perlu khawatir kehilangan pekerjaan.

Program melacak versi sebelumnya, jadi jika Anda membuat perubahan secara tidak sengaja, Anda dapat melihat perubahan dokumen apa pun. Berikut langkah-langkah yang dapat Anda ikuti:

Pergi ke mengajukan

Gulir ke bawah dan klik Riwayat versi

Klik Lihat Riwayat Versi

Ini akan menunjukkan kepada Anda semua versi yang disimpan dari file ini di sisi kanan layar

Ketik dokumen Anda di Google Docs (Cyberguy.com)

Anda juga harus memastikan untuk mengunduh dan menyimpan salinan dokumen Anda ke perangkat Anda atau layanan cloud lain jika Google Documents tidak tersedia atau menghapus file Anda.

10 TRIK UNTUK MELAKUKAN PENCARIAN GOOGLE YANG EFEKTIF

2. Dropbox

Dropbox adalah tempat bagus lainnya untuk menyimpan semua dokumen Anda secara online. Ini gratis untuk digunakan jika Anda hanya ingin mencadangkan beberapa dokumen. Namun, langganan berbayar akan memungkinkan Anda mengunggah banyak file dan memungkinkan Anda memulihkan versi yang dicadangkan sebelumnya jika Anda kehilangan dokumen. Dropbox memiliki banyak paket dengan harga bervariasi, dengan yang termurah adalah paket Plus untuk perorangan, dengan biaya $9,99 per bulan.

Simpan banyak file dari sumber berbeda dan buat folder bersama

Hal keren tentang Dropbox adalah Anda dapat menyimpan banyak file dari berbagai sumber. Anda dapat membuat Google Spreadsheet atau dokumen Microsoft Word dan bahkan membuat rekaman layar. Dropbox juga memungkinkan Anda membuat Folder Bersama sehingga orang lain bisa mendapatkan akses ke dokumen Anda setelah Anda membaginya dengan mereka. Yang harus Anda lakukan adalah klik +Buat di beranda Dropbox Anda dan pilih apa yang ingin Anda buat.

Ambil file

Anda juga dapat dengan mudah mengambil file yang tidak sengaja terhapus dari Dropbox Anda. Inilah cara mengakses file-file itu.

Masuk ke Anda Akun Dropbox

Pergi ke sidebar kiri dan klik File yang dihapus

Jika Anda ingin memulihkan file, arahkan kursor ke atasnya dan klik kotak centang di sebelah kirinya

Klik Memulihkan,lalu klik Memulihkan lagi untuk konfirmasi

Langganan berbayar bahkan akan memungkinkan Anda memulihkan banyak versi dokumen sebelumnya jika Anda menginginkan versi itu kembali. Berikut cara mendapatkan kembali versi tersebut jika Anda membayar untuk berlangganan.

Klik kanan pada dokumen yang ingin Anda lihat

Gulir ke bawah dan pilih Riwayat Versi

Setiap versi sebelumnya dari dokumen itu akan muncul untuk Anda. Anda dapat mengarahkan kursor ke yang Anda inginkan dan klik Memulihkandi sisi kanan

Ketik dokumen Anda di Google Docs (Cyberguy.com)

COBALAH 10 HACKS TERSEMBUNYI SIRI DI IPHONE ANDA HARI INI

Memutar ulang

Dropbox juga memiliki fitur bernama Memutar ulang , yang memungkinkan Anda untuk kembali ke versi sebelumnya dari dokumen tersimpan yang Anda miliki di Dropbox. Namun, Anda harus membeli fitur ini dengan Dropbox Plus, yaitu $9,99 per bulan, seperti yang disebutkan sebelumnya. Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakan fitur Rewind.

Masuk ke Anda Akun Dropbox

Untuk Memundurkan seluruh akun Dropbox Anda, klik “…”di sebelah Mengatur, lalu klik Putar ulang folder ini.

Untuk Memutar Ulang folder tertentu, arahkan kursor ke nama folder dan klik “…” di sebelah Aktivitaslalu klik Putar ulang folder ini . Ini juga akan memundurkan semua folder di dalam folder tertentu itu.

Klik Coba Putar Ulang

Klik pada grafik untuk memilih hari

Klik Melanjutkan

Dari Melodi indah daftar, temukan perubahan paling awal yang ingin Anda batalkan dan klik garis biru di bawahnya.

Klik Melanjutkan

Klik Memutar ulang . Anda akan menerima email setelah pemutaran ulang selesai.

Anda juga harus memastikan untuk mengunduh dan menyimpan salinan file Anda ke perangkat Anda atau layanan cloud lain jika Dropbox tidak tersedia atau menghapus file Anda.

UNTUK MENDAPATKAN SAYA TIPS TEKNOLOGI & KEAMANAN PERINGATANBERLANGGANAN NEWSLETTER LAPORAN CYBERGUY GRATIS SAYA DENGAN MENUJU CYBERGUY.COM/NEWSLETTER

3.Microsoft 365

8 KESALAHAN TEKNOLOGI YANG DAPAT MENYEBABKAN BENCANA DAN CARA MENGHINDARINYA

Terakhir, jika Anda menggunakan aplikasi Microsoft 365 seperti Word atau Excel, Anda dapat menyimpan file di dalamnya OneDriveatau Bagikan Poin, yang merupakan cloud yang terhubung ke program Microsoft Anda. Ini akan terhubung ke akun email Anda untuk semua aplikasi Microsoft Anda.

Menyimpan dokumen Word ke OneDrive

Sebagai contoh, katakanlah Anda ingin menyimpan dokumen Word ke OneDrive Anda

Pergi ke Mengajukan

Gulir ke bawah dan ketuk Simpan sebagai

Mengetuk lokasi daring

Kemudian mengelola akun penyimpanan

Mengetuk Satu Drive

Masuk ke Anda akun Microsoftlalu pilih yang mana mapdi Anda Satu DriveAnda ingin menyimpan ini ke

KECERDASAN BUATAN DUBBED 365 COPILOT HADIR UNTUK DOKUMEN YANG ANDA TULIS, MICROSOFT SAYS

Kemudian ketika Anda melakukan perubahan, Anda akan dapat kembali ke file tersebut dengan mengklik Mengajukanlalu ketuk riwayat versi penjelajahan,dan Anda akan melihat waktu yang berbeda file itu diedit dan oleh siapa di sisi kanan layar

Dropbox adalah tempat gratis untuk menyimpan dokumen Anda (Cyberguy.com)

Selain mencadangkan file Anda, pastikan untuk mencadangkan komputer Windows dan Mac Anda. Melakukan hal itu dapat menghemat banyak stres dan frustrasi dalam jangka panjang.

Pengambilan kunci Kurt

Menjaga dokumen Anda teratur dan aman sangat penting di era digital saat ini. Meskipun banyak pilihan tersedia untuk menyimpan file Anda, memilih platform yang andal dan aman adalah penting. Apakah Anda memilih hard drive eksternal, Google Docs, Dropbox, atau Microsoft 365, pastikan meluangkan waktu untuk menyiapkan sistem Anda dengan benar dan mencadangkan dokumen penting Anda secara rutin.

Apakah Anda khawatir tentang risiko sangat bergantung pada penyimpanan cloud dan platform online untuk mengatur dan menyimpan dokumen pribadi dan sensitif Anda? Beritahu kami dengan menulis kami di CyberGuy.com/Kontak 

KLIK DI SINI UNTUK MENDAPATKAN APLIKASI FOX NEWS

Untuk lebih banyak tip saya untuk mengatur teknologi Anda, berlangganan Buletin Laporan CyberGuy gratis saya dengan menuju ke CyberGuy.com/Newsletter 

Hak Cipta 2023 CyberGuy.com. Seluruh hak cipta.